A medida que los clientes de SAP avanzan en la transformación digital, las personas o sistemas que tiene acceso al ERP, bien sea ECC o S/4HANA, se ha diversificado significativamente (por ejemplo, empleados, socios comerciales, consumidores, dispositivos, etc.) bien sea para activar las capacidades de procesamiento de la plataforma, cargar, ejecutar, acceder, emplear o mostrar información resultante de dichas capacidades.

Además, las formas en que ocurre este acceso al ERP de SAP han aumentado, a través de plataformas SAP y no SAP. Por tanto, la empresa de tecnología empresarial estableció que todo uso del software, independientemente del método de acceso, requiere una licencia adecuada y todo acceso a un sistema SAP se considera uso.

Producto de esta realidad, SAP ha identificado tres tipos de acceso para utilizar los sistemas de gestión de recursos empresariales:

1. El acceso humano directo ocurre cuando las personas inician sesión para utilizar el sistema ERP a través de una interfaz entregada con o como parte del sistema ERP, y que se licencia en función de los usuarios.

 

2. El acceso a la aplicación SAP que se produce cuando los seres humanos o cualquier dispositivo o sistema utilizan indirectamente el sistema SAP ERP a través de otra aplicación SAP con licencia.

 

3. El acceso indirecto y digital que ocurre cuando las personas o cualquier dispositivo o sistema usan indirectamente el sistema ERP a través de un software intermediario que no es de SAP, entre los usuarios y el sistema ERP de SAP, como un front-end que no es de SAP, una solución personalizada o una aplicación de terceros, cuya interacción genera una serie de documentos como, por ejemplo, órdenes de venta y órdenes de compra, para el cual es necesario un tipo especial de licenciamiento creado recientemente.

 

En abril de 2018, SAP introdujo un nuevo modelo de licenciamiento llamado SAP Digital Access, que permite a los clientes obtener licencias de uso indirecto al ERP en función del número de documentos frente a usuarios con licencia.

Desde entonces, los clientes han estado muy interesados en conocer más sobre el tema y nos han hecho saber sus dudas.  A continuación, intentamos responder al menos cuatro de las preguntas más frecuentes sobre este tema, con el apoyo de una serie de documentos especializados.

1. ¿Cómo funciona la licencia de Documentos a través del modelo SAP Digital Access?

Los clientes pagan una tarifa única más el mantenimiento por la cantidad de documentos necesarios para abordar la cantidad total de documentos que prevén generar indirectamente durante un período de un año. Si la cantidad de Documentos para el año siguiente no cambia, el cliente solo necesita pagar la tarifa de mantenimiento.

2. ¿Qué son los documentos?

Los documentos son registros generados por el sistema. SAP cuenta solo nueve (9) tipos de documentos generados por el sistema que abordan de manera integral los resultados comerciales más valorados de SAP Digital Core.

3. ¿Cómo se relacionan los documentos con el modelo de licencia de SAP Digital Access?

SAP Digital Access utiliza Documentos como base para calcular los requisitos de licencia de acceso indirecto y / o digital de un cliente.

4. ¿Qué tipos de documentos se utilizan para calcular los requisitos de licencia de acceso indirecto / digital de un cliente?

Tu SAP Digital Core o ERP gestiona miles de transacciones y actividades. Sin embargo, para calcular los requisitos de licencia de acceso indirecto / digital de un cliente, SAP cuenta solo nueve (9) tipos de documentos generados por el sistema que abordan de manera integral los resultados comerciales más comúnmente valorados. Estos nueve tipos son:

 

• Documento de ventas. Un registro que representa el material o servicio que se vende o cotiza (p. Ej., Artículo de línea de orden de venta, artículo de línea de cotización de venta o una publicación de acuerdo de programación de ventas).

 

• Documento de factura. Un registro que representa el material o servicio que se factura (por ejemplo, Artículo de línea de documento de facturación o artículo de línea de factura de proveedor).

 

• Documento de compra. Un registro que representa el material o servicio ordenado o solicitado (por ejemplo, Artículo de línea de orden de compra, artículo de línea de solicitud de compra o liberación de un acuerdo de programación de compras).

 

• Documento de servicio y mantenimiento. Un registro que representa los detalles del trabajo a realizar, un problema reportado o el estatus del procesamiento (por ejemplo, orden de servicio o mantenimiento / notificación) o un registro que representa un reclamo (por ejemplo, reclamo de garantía).

 

• Documento de fabricación. Un registro que representa los detalles relacionados con la producción asociados con la fabricación (por ejemplo, orden de producción o proceso o una confirmación de fabricación).

 

• Documento de gestión de calidad. Un registro que representa los detalles relacionados con la producción asociados con la fabricación (por ejemplo, orden de producción o proceso o una confirmación de fabricación).

 

• Documento de gestión del tiempo. Un registro que representa el tiempo trabajado de un empleado (por ejemplo, registro de la hoja de horas).

 

• Documento financiero. Un registro que representa información contable en un diario financiero (por ejemplo, una línea de entrada de diario).

 

• Documento de material. Un registro que representa un material específico que se recibe, emite o transfiere hacia, desde o dentro de una ubicación o planta de almacenamiento (p. Ej., Artículo de línea de documento de material).

 

Programa de Adopción de Acceso Digital

Para estimular y facilitar la adopción de este nuevo licenciamiento, SAP cuenta con un programa vigente hasta el 31 de diciembre de 2021, que ofrecer simplicidad, comprensión y transparencia sobre las licencias de Digital Access (no aplicable a S/4HANA Cloud).

El programa consta de 2 pasos: el paso uno que tiene como objetivo determinar el número de documentos generados por medio de plataformas no SAP con base a datos obtenidos del ERP. Y el paso dos que busca presentar al cliente incentivos financieros (descuentos) para la adquisición de las nuevas licencias.

Aprovecha los beneficios que ofrece este programa antes que pierda su vigencia. Escríbeme al correo  contacto@sofoscorp.com para darte más detalles.

 

Por: María Eugenia Campo