– ¿Cuál era la situación antes de implementar SAP®?

Según el Gerente de Ventas, “antes de adquirir SAP® estábamos un poquito desordenados porque teníamos un sistema si se quiere de baja calidad, no teníamos buen servicio, no teníamos atención por parte del proveedor. Decidimos a adquirir SAP® buscando mejoras en el área de ventas, en el área administrativa, en el área de logística y hoy por hoy […] ha cambiado la empresa un 90% de cómo lo llevábamos antes a como lo llevamos hoy. Ya no trabajo con fax, con correos electrónicos, trabajo todo a través del sistema. Todos mis vendedores andan en la calle con sus laptops, montan sus pedidos, postean sus pagos, analizan el estado de cuenta del cliente. Antes tenía que hacer todo eso por aquí por la oficina […]. El cambio ha sido magnífico”.

Ender Infante, Coordinador del Área de Informática, añade que en Renovadora Cauca “teníamos problemas. […] el sistema a veces duraba dos horas tumbado, teníamos que estar corriendo, no daba datos confiables sino datos imprecisos, no arrojaba los datos que correspondían al área de ventas, no nos permitía llevar un control exacto ni a nivel contable ni a nivel de ventas, ni a ningún nivel en general”.

El Gerente General percibía que “en ese ínterin no se involucraba realmente la esencia de lo que tenía que ser un sistema para nosotros. Lo teníamos para una función administrativa: las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar; pero no teníamos en verdad un sistema que nos diera una constitución como tal de cómo teníamos que trabajar”.

– ¿Qué los llevó a cambiar a otro sistema?

Sin lugar a dudas para Infante lo que llevó a Renovadora Cauca a cambiar a otro sistema fue la necesidad de “llevar un mejor control. La parte contable es crítica en toda empresa. […] Tenemos muchas cosas pendientes por hacer que nos ha ayudado SAP® a adelantar este procedimiento”.

-¿Cómo fue el proceso de selección del sistema?

Infante relata que “buscamos en las mayores casas de software administrativos del país. Se hicieron inicialmente una selección de cinco, posteriormente quedamos con los tres más comerciales, entre esos por supuestos entró SAP®, pero más que todo el que se adaptó a todas las necesidades de nosotros a nivel de control, auditoría, escalabilidad, manejabilidad fue SAP®, por eso esa fue la decisión final específicamente con SofOS porque viene de una implementación exitosa en Bridgestone Firestone, que nos lo recomendó y al nosotros revisarlo SofOS nos ofrecía una mejor cantidad de casos exitosos de instalación”.

-¿Qué logros o beneficios han obtenido ahora en la empresa?

“He logrado optimizar mis cuentas por cobrar, las tenía desordenadas, ya las llevo mejor. He logrado ser más efectivo con mis despachos porque todos los pedidos me los montan en el sistema, estén donde estén los vendedores en el país, me llega a la oficina inmediatamente yo libero el pedido para facturación y el despacho llega más rápido. […] La atención al cliente es mucho más rápida, mucho más efectiva. He logrado controlar los descuentos, que los coordinadores de las tiendas no se me salgan del descuento permitido porque tengo un bloqueo en el sistema que hasta aquí puedes dar descuento de aquí en adelante lo autorizo yo, lo hemos logrado con las retenciones de IVA e ISLR, pusimos un filtro allí en el sistema que si no tengo eso no puedo efectuar la venta, no puedo efectuar el pago. Eso me ha mejorado muchísimo en la parte tributaria. He tenido más control sobre las cajas de contado y el flujo de dinero de todos los días” describe el Gerente de Ventas.

Por su parte Infante comenta que “los logros que hemos tenido a nivel de contabilidad han sido logros de auditoría y de control. Hemos tenido logros de escalabilidad del sistema porque podemos irle aumentando la cantidad de sucursales sin ningún problema; estabilidad del sistema porque […] no tenemos tantas fallas del sistema, el sistema me da información netamente íntegra, tenemos la información que queremos, cuando la queremos.