– ¿Cuáles son los procesos más críticos para la operación de la empresa?

Para Jean Marcel Lema, Director de Logística y Transporte el proceso más crítico es “el proceso de cross docking porque […] tuvimos varios sistemas anteriormente y ninguno se adaptaba a las necesidades de nosotros, es un proceso complicado porque […] se maneja mucha data mucha información y tenemos que tener información precisa para poder pasar los resultados a nuestros clientes”.

José Agustín Degwitz, Presidente, recuerda que “lo más crítico al principio era sincronizar las operaciones en distintas sucursales. Estábamos acostumbrados a hacer todo de una manera muy operativa y no teníamos resultados ni administrativos ni financieros, tomábamos las decisiones en base a operaciones y después era difícil consolidar esas 3 operaciones en algo centralizado y poder tomar las decisiones gerenciales pertinentes. Otro tema que nos costaba mucho era el tema de compras y centros de costos. No había planificación alguna y bueno, esa fue parte de la decisión por la cual decidimos meternos en un ERP que nos pudiera garantizar todos esos procesos”.

– ¿Cuál era la situación de la empresa, desde el punto de vista de tecnologías de información, antes de elegir las Soluciones SofOS?,  ¿Qué los motivó a buscar una solución de gestión empresarial para su empresa?

Antes de implementar  SAP en DEGIMSA “trabajábamos con un sistema casero, era un sistema de la construcción que fuimos amoldando poco a poco al negocio nuestro que era el negocio de transporte y logístico” comenta Degwitz. “Entonces no existía ningún tipo de planificación y de verdad que complicaba todo. El negocio logístico es un negocio muy rápido, es un negocio del día a día donde tu soporte de software tiene que estar al día con la rapidez de tus operaciones” concluye.

– ¿Cómo se manejaba el mantenimiento preventivo de la flota de camiones?

De forma manual en Excel, razón por la cual no era preciso. Resulta factible para una empresa con capacidad entre 5 a 10 camiones pero la empresa supera las “70 unidades de carga, incluyendo carga pesada y carga liviana” afirma Degwitz, y continúa señalando que actualmente, gracias a la interfaz que se desarrolló con SofOS para SAP “pudimos planificar el mantenimiento preventivo es decir, nosotros agarramos cada unidad de negocios del transporte (en este caso carga liviana, carga mediana y carga pesada) y decimos ‘bueno esta unidad de esta marca se le hace un mantenimiento preventivo en tanto tiempo o en tanto kilometraje’, entonces SAP nos dispara alarmas en el momento que una de esas variables se activa entonces sí tenemos mucho más control de la parte de mantenimiento preventivo”.

– ¿Por qué seleccionaron  las soluciones de SofOS con tecnología SAP?. ¿Qué valor diferenciador encontraron en la propuesta de SofOS?

“Lo principal era que es un sistema completamente integrado, tenemos operaciones y almacenes en Maracaibo y la data para transmitirla hacia acá era muy complicado” comenta Lema.

Degwitz conocía un poco la capacidad de SAP y “como tengo visiones de crecer y de invertir en Venezuela lo vi como un valor agregado para la compañía” señaló. Al momento de tomar la decisión “no fui con más nadie, sencillamente fui a SofOS un día, me sentí muy bien atendido, me ofrecieron flexibilidades en la negociación y de verdad que sentí que podía cumplir con los compromisos que me estaban ofreciendo” reseñó.

– ¿Cuáles han sido los cambios más resaltantes en cada una de las unidades o áreas de negocio de la empresa?

Ha facilitado la toma de decisiones porque permite identificar rápidamente lo que funciona y lo que no. En palabras de Desirée Villanueva, Contadora, “el otro sistema era mi contabilidad y ya, ahorita tú puedes hacer muchos análisis más profundos y que benefician a la empresa pues porque tú puedes tomar las decisiones correctas”.

Lema ha identificado entre los beneficios de la implementación de SAP “mejoras en el control de operaciones logísticas,  control total de la contabilidad, tenemos el cierre al día, […] el cross docking nos ayudó mucho en las operaciones y nos da los rendimientos de la empresa con mucha exactitud y podemos tomar decisiones correctas”.  

Martín declara “Me parece que SAP es una herramienta fundamental e indispensable y excelente que te permite a ti controlar detalle a detalle lo que pasa dentro de la organización” y agregó que “SAP es una herramienta que tú la puedes amoldar a lo que tú necesitas”.

Degwitz relata “puedo ver mi operación consolidada en estado financiero, en costos y puedo tomar decisiones un poco más acertadas”.

– ¿Qué anécdota nos puede contar o qué decisión importante ha podido tomar gracias a SAP?

Degwitz explica que en DEGIMSA “éramos más pequeños pero teníamos más negocios entonces a través de los centros de costos y de estados financieros bien presentados y consolidados yo he podido analizar todas mis unidades de negocio y he crecido más en aquellas que son rentables y que justifican la inversión, desechado aquellas que no le aportan ningún tipo de valor agregado a la empresa. Partiendo un poquito de lo que dice Jack Welch que fue el CEO de GE en el año 81 en donde él dice que él llegó y GE tenía 1.000 empresas y él decidió simplemente quedarse con aquellas empresas que eran número 1 o número 2 en el mercado, obviamente esta es otra dimensión, estamos claros, pero nos hemos enfocado en mantener los negocios buenos y desechar los negocios malos y eso ha sido posible a través de una revisión de los centros de costos y las utilidades por unidad de negocios”.

– ¿Cómo fue el trabajo con SofOS?

Degwitz lo describe como “muy bien, muy bueno. […] El personal que nos enviaron para acá, los consultores excelentes, el gerente de proyecto excelente”. En ese mismo orden de ideas, Martín comparte que trabajar con SofOS ha sido “bastante bueno, o sea, nosotros le hemos hecho requerimientos […] de ciertos reportes que necesitábamos para mejorar nuestro proceso productivo y de verdad que han sido muy responsables” resaltando la prontitud de respuesta en cada requerimiento.

– ¿Recomendaría la implementación de esta solución a otras empresas?

Villanueva afirma que “Sí, por ejemplo en la parte del transporte de la logística, de llevar todos esos controles  buenísimo porque con otro sistema no lo va a tener”.

Martín coincide con Villanueva, basando su recomendación en el hecho de que SAP “es una herramienta indispensable, es un sistema muy, muy completo que va a garantizar controlar puntos críticos de control en diferentes organizaciones”.

Y Degwitz lo recomendaría “totalmente, de verdad que yo por lo menos estoy mucho más holgado en la parte laboral y veo los resultados mucho más rápidos. […] No lo vi como un gasto, lo vi como una inversión a largo plazo, tanto financiero como a nivel personal de verdad que los análisis y las cosas que antes me tardaban hacer 8 horas las hago ahorita en 2 horas”.